Privacy
Privacyverklaring
Vakmo is de werkapp voor zzp'ers en kleine teams van vakmensen. Hier lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, waar ze staan en wat je rechten zijn. Kort gezegd: we verwerken niet meer dan nodig, alles staat in de EU, we verkopen niets door en we gebruiken geen trackers.
1. Wie zijn wij
Vakmo is een product van Noorderwind Studio.
Noorderwind Studio
Brouwerijstraat 13
9981 JK Uithuizen, Nederland
KvK-nummer 87784254 · btw-id NL864467968B01
Eigenaar: M. Tjoelker
E-mail: support@noorderwind.studio · telefoon 0595 - 727 030
2. Onze twee rollen
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we zelf nodig hebben: je account, inloggen en beveiliging, de e-mail die we je sturen, de helpdesk en deze website.
- Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die jij in Vakmo zet over jouw klanten en contacten: namen, adresgegevens, notities, projecten, foto's, offertes, facturen en wat je klant in het klantportaal ziet. Wij zijn daarbij verwerker: we verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht, om Vakmo te laten werken. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van onze algemene voorwaarden. Informeer je klanten daarover in je eigen privacyverklaring.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|---|
| Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als bcrypt-hash, nooit leesbaar), rol in het team, bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens zoals adres, KvK, btw-id en logo | Je account en je team laten werken, offertes en facturen op naam van je bedrijf maken | Uitvoering van de overeenkomst (6.1.b) |
| Inloggen en beveiliging: sessiecookie, gehashte sessie- en herstelcodes met vervaldatum, tijdstippen | Je ingelogd houden, wachtwoord herstellen, misbruik tegengaan | Overeenkomst (6.1.b) en gerechtvaardigd belang: veiligheid (6.1.f) |
| Klanten en contacten die jij invoert: namen, adressen, telefoon, e-mail, notities en opvolgingen | Het CRM van jouw bedrijf | Wij zijn verwerker; jij bepaalt de grondslag |
| Projecten: taken, foto's, tijdlijn en documenten (offertes en facturen met hun regels) | Je werk plannen, vastleggen en factureren | Wij zijn verwerker |
| Klantportaal: een persoonlijke link met een geheime code per project, en wat jouw klant via die link ziet | Je klant laten meekijken zonder account. Jij kunt de link vernieuwen of uitzetten | Wij zijn verwerker |
| E-mail uit Vakmo: ontvanger, afzender, onderwerp, inhoud en verzendstatus | Uitnodigingen, wachtwoordherstel en de mails die jij aan je klanten stuurt versturen, en kunnen nagaan of een mail is aangekomen | Overeenkomst (6.1.b); voor mails aan jouw klanten zijn wij verwerker |
| Helpdesk: je vragen aan de assistent en de antwoorden, tickets, berichten en bijlagen (foto's), je naam en bedrijf | Je helpen, tickets afhandelen en de helpartikelen verbeteren | Overeenkomst (6.1.b) |
| AI-gebruik: per vraag alleen het aantal tokens, de duur, de status en de datum | Kosten bewaken en een daglimiet afdwingen | Gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
| Technische logs: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en foutmeldingen | De dienst leveren, storingen oplossen en aanvallen afweren | Gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
Deze website (de landingspagina) heeft geen formulier, geen analytics, geen advertentiepixels en geen externe lettertypes of scripts. Zie de cookieverklaring.
4. De AI-helpdeskassistent
In de helpchat van Vakmo beantwoordt een AI-assistent je vraag met behulp van onze AI-partner in de EU (Frankrijk). Er gaat alleen iets naar de AI-partner als je zelf een vraag stelt, en dan alleen je vraag, eerdere berichten uit hetzelfde gesprek en de passende Vakmo-helpartikelen. De assistent ziet nooit je klanten, projecten, foto's, offertes, facturen of gegevens van andere bedrijven. Zet dus geen persoonsgegevens van klanten in je vraag. De AI-partner kan aanvragen volgens zijn eigen voorwaarden een beperkte tijd bewaren om misbruik op te sporen. Kan de assistent je niet helpen, dan maak je met één klik een ticket aan; dat lezen alleen mensen van Noorderwind Studio.
5. Wie de gegevens ontvangen
We verkopen gegevens nooit en delen ze niet voor marketing. We werken met deze soorten subverwerkers, allemaal in de EU:
| Partij | Wat ze doen | Waar |
|---|---|---|
| Hostingpartner | Servers en opslag: de Vakmo-app, de database, foto's, documenten, back-ups en deze website | EU (Duitsland) |
| E-mailpartner | Versturen van e-mail uit Vakmo: uitnodigingen, wachtwoordherstel, offertes, facturen, portaallinks en helpdeskmeldingen | EU (Frankrijk) |
| AI-partner, alleen voor de helpdesk | Alleen de helpdeskassistent: krijgt de vraag die je in de helpchat typt, eerdere berichten uit dat gesprek en de Vakmo-helpartikelen. Geen klanten, projecten, foto's, offertes of facturen | EU (Frankrijk) |
Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar via support@noorderwind.studio. Komt er een nieuwe subverwerker bij, dan informeren we klanten vooraf. Daarnaast gebruiken we een DNS-dienst voor onze domeinen en een uitgever van HTTPS-certificaten; zij krijgen geen persoonsgegevens uit Vakmo. Mails aan support@noorderwind.studio komen binnen bij onze zakelijke e-mailprovider. We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.
6. Doorgifte buiten de EU
Vakmo en de genoemde subverwerkers verwerken je gegevens in de EU. We geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Verandert dat ooit, dan passen we deze verklaring vooraf aan en gebruiken we alleen partijen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
- Account- en bedrijfsgegevens, klanten, projecten, foto's en documenten: zolang je account bestaat. Zeg je op en vraag je om verwijdering, dan verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen. Je kunt eerst een export krijgen.
- Back-ups: elke nacht maken we een back-up van de database en de foto's. Die bewaren we 7 dagen en daarna worden ze automatisch verwijderd. Verwijderde gegevens zijn dus na uiterlijk 7 dagen ook uit de back-ups verdwenen.
- Sessies: maximaal 30 dagen, of korter als je uitlogt. Links om je wachtwoord te herstellen verlopen na korte tijd en werken maar één keer.
- Facturen: de facturen die jij maakt, vallen onder jouw eigen fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Bewaar daarom zelf ook een kopie (pdf).
- Helpdesk: tickets en chatvragen zolang je account bestaat, zodat we eerdere vragen kunnen terugzien.
- Technische logs: kort, en ze worden automatisch overschreven.
8. Beveiliging
Vakmo is alleen bereikbaar via HTTPS met HSTS en stuurt strikte beveiligingsheaders mee, waaronder een Content-Security-Policy. Wachtwoorden slaan we op als bcrypt-hash. Sessie- en herstelcodes bewaren we gehasht. De sessiecookie is HttpOnly, Secure en SameSite. Inloggen en andere gevoelige acties hebben een limiet tegen raden, en formulieren zijn beschermd tegen CSRF. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. De server staat achter een firewall, beheer kan alleen met een cryptografische sleutel en beveiligingsupdates gaan automatisch. Alleen de mensen die het nodig hebben, hebben toegang.
9. Datalek
Merken we een beveiligingsincident met persoonsgegevens, dan onderzoeken we het meteen en beperken we de schade. Bij een datalek met een risico voor betrokkenen melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is het risico hoog, dan informeren we ook de betrokkenen zelf. Gaat het om gegevens die wij als verwerker voor jou bewaren, dan laten we het jou zo snel mogelijk weten, zoals in de verwerkersovereenkomst staat, zodat jij kunt beslissen over een melding. Zie je zelf iets wat niet klopt? Mail meteen naar support@noorderwind.studio.
10. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van de verwerking, op bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en op overdraagbaarheid: je krijgt dan een export van je klanten, projecten en documenten. Stuur je verzoek naar support@noorderwind.studio; we reageren binnen een maand. We kunnen je vragen te bevestigen dat het om jouw account gaat, maar vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.
Ben je een klant van een Vakmo-gebruiker (bijvoorbeeld je kreeg een offerte of een portaallink)? Dan is die vakman of dat bedrijf verantwoordelijk voor je gegevens. Neem eerst contact met hen op. We helpen hen graag om je verzoek uit te voeren.
11. Klacht
We lossen het graag eerst samen op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
Verandert Vakmo, bijvoorbeeld als er betalen, een eigen website of een nieuwe subverwerker bijkomt, dan passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je vooraf weten. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.
Vakmo · Privacyverklaring · Cookieverklaring · Algemene voorwaarden · Verwerkersovereenkomst · Vragen? support@noorderwind.studio